Question 1

Osa 1 – Yleiset määräykset

Accepted Answer

1. JohdantoFinCare Oy, joka toimii nimellä FinCare Terveyspalvelut, on sitoutunut suojaamaan kaikkien hakijoiden yksityisyyttä, ihmisarvoa ja henkilötietoja koko rekrytointiprosessin ajan.Rekrytointi edellyttää henkilötietojen käsittelyä, jotta hakijoita voidaan arvioida oikeudenmukaisesti, tarvittaessa varmistaa heidän ammatillinen soveltuvuutensa, noudattaa sovellettavia lakisääteisiä velvoitteita ja tehdä perusteltuja työsuhdetta koskevia päätöksiä.Tässä rekrytoinnin tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten FinCare kerää, käyttää, säilyttää, luovuttaa ja suojaa työnhakijoiden, tilapäistyöntekijöiden, harjoittelijoiden, työssäoppijoiden ja muiden rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden henkilötietoja.2. TarkoitusTämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on:selittää, miten rekrytointitietoja käsitellään;edistää avoimuutta koko rekrytointiprosessin ajan;suojata hakijoiden yksityisyyttä;osoittaa sovellettavan lainsäädännön noudattaminen;luoda yhdenmukaiset rekrytointitietojen hallintakäytännöt;tukea oikeudenmukaisia ja objektiivisia rekrytointikäytäntöjä.3. SoveltamisalaTätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkien FinCare Terveyspalveluiden tehtävien rekrytoinnin yhteydessä käsiteltäviin henkilötietoihin, mukaan lukien:vakituiset työsuhteet;määräaikaiset työsuhteet;osa-aikaiset työsuhteet;tilapäiset tehtävät;tarvittaessa työhön kutsuttavat tehtävät;terveydenhuollon ammattihenkilöt;sosiaalihuollon ammattihenkilöt;henkilökohtaiset avustajat;hallinnollinen henkilöstö;johtotehtävät;opiskelijat ja harjoittelijat;vapaaehtoiset, soveltuvin osin.Tietosuojaselostetta sovelletaan riippumatta siitä, toteutetaanko rekrytointi:FinCaren verkkosivuston kautta;sähköpostitse;rekrytointiyritysten kautta;työllisyyspalvelujen kautta;suositusten perusteella;rekrytointitapahtumissa;muiden lainmukaisten rekrytointikanavien kautta.4. RekisterinpitäjäFinCare OyToimii nimellä FinCare TerveyspalvelutY-tunnus: 3491002-9PäätoimipaikkaOlavinkatu 437140 NokiaSuomiVerkkosivusto: www.fincare.fiYleiset tiedustelut: asiakaspalvelut@fincare.fiPuhelin: +358 34 109 0088TietosuojavastaavaAbidemi OgunbayoSähköposti: tietosuoja@fincare.fi5. MääritelmätTässä tietosuojaselosteessa:Hakija tarkoittaa henkilöä, joka hakee työsuhteeseen tai muuhun tehtävään FinCarelle.Rekrytointitiedot tarkoittavat rekrytoinnin aikana käsiteltäviä henkilötietoja.Ammattioikeus tarkoittaa rekisteröitymistä asianomaiselle suomalaiselle viranomaiselle, kuten tarvittaessa Valviralle.Rekrytointiasiakirjat tarkoittavat rekrytoinnin aikana laadittuja asiakirjoja, kuten hakemuksia, haastattelumuistiinpanoja ja arviointiasiakirjoja.6. Sovellettava lainsäädäntöRekrytointitietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, mukaan lukien tarvittaessa:Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus, GDPR);tietosuojalaki (1050/2018);työsopimuslaki (55/2001);laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004);laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986);yhdenvertaisuuslaki (1325/2014);työturvallisuutta ja työsuojelua koskeva lainsäädäntö;säänneltyjä terveydenhuollon ja sosiaalihuollon ammatteja koskeva lainsäädäntö;muu sovellettava työ-, vero- ja sosiaaliturvalainsäädäntö.Jos lainsäädäntö muuttuu, FinCare päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa.7. TietosuojaperiaatteetFinCare käsittelee rekrytointitietoja seuraavien periaatteiden mukaisesti:lainmukaisuus;kohtuullisuus;läpinäkyvyys;käyttötarkoitussidonnaisuus;tietojen minimointi;täsmällisyys;säilytyksen rajoittaminen;eheys ja luottamuksellisuus;osoitusvelvollisuus.8. RekrytointiperiaatteetFinCare pyrkii toteuttamaan rekrytoinnin tavalla, joka on:oikeudenmukainen;objektiivinen;näyttöön perustuva;kunnioittava;syrjimätön;läpinäkyvä;johdonmukainen;luottamuksellinen.Rekrytointipäätökset perustuvat tehtävän vaatimuksiin, hakijan koulutukseen, osaamiseen, kokemukseen ja soveltuvuuteen sekä tehtävään sovellettaviin lakisääteisiin ja viranomaisvaatimuksiin.

Question 2

Osa 2 – Rekrytointitietojen käsittely

Accepted Answer

Rekisteröityjen henkilöryhmätTämä rekrytoinnin tietosuojaseloste koskee henkilötietoja, joita käsitellään seuraaviin henkilöryhmiin liittyen:vakituista työsuhdetta hakevat;määräaikaista työsuhdetta hakevat;osa-aikaista työsuhdetta hakevat;sijais- tai tarvittaessa töihin kutsuttavia tehtäviä hakevat;henkilöstövuokraustehtäviä hakevat silloin, kun FinCare toimii rekrytoivana organisaationa;harjoittelupaikkaa, työharjoittelua tai työssäoppimisjaksoa hakevat;opiskelijat, jotka hakevat ohjattuun kliiniseen harjoitteluun soveltuvin osin;vapaaehtoiset soveltuvin osin;mahdolliset tulevat työntekijät, jotka on tunnistettu lainmukaisten rekrytointitoimenpiteiden kautta.Hyväksytyistä hakijoista tulee työntekijöitä, ja työsuhteen alkaessa heidän henkilötietojensa käsittelyyn sovelletaan ensisijaisesti FinCaren työntekijöiden tietosuojaselostetta . Asiaankuuluvat rekrytointiasiakirjat voidaan siirtää työntekijän henkilöstörekisteriin silloin, kun se on tarkoituksenmukaista ja lain sallimaa.HenkilötietoryhmätHaettavasta tehtävästä ja rekrytointiprosessin vaiheesta riippuen FinCare voi käsitellä seuraavia henkilötietoja.Henkilöllisyystiedotkoko nimi;syntymäaika tarvittaessa;kansalaisuus silloin, kun sillä on merkitystä työskentelyoikeuden kannalta;valokuva, jos hakija on toimittanut sen vapaaehtoisesti.Yhteystiedotpostiosoite;puhelinnumero;sähköpostiosoite;ensisijainen yhteydenottotapa.Työhistoriaa koskevat tiedottyöhistoria;aiemmat työnantajat;tehtävänimikkeet;ammatilliset vastuualueet;työsuhteiden ajankohdat;suosittelijat.Koulutus ja pätevyydetakateemiset tutkinnot;ammatilliset tutkinnot;ammatillinen koulutus;jatkuva ammatillinen kehittyminen;todistukset ja tutkintotodistukset.Ammattioikeutta koskevat tiedotTehtävästä riippuen:Valviran rekisteröintitiedot;ammattioikeuden rekisterinumero;ammattinimike;ammatinharjoittamisoikeuden laajuus;ammattioikeutta koskevat rajoitukset silloin, kun ne ovat julkisesti saatavilla tai lainmukaisesti luovutettuja.Osaamista koskevat tiedotkielitaito;tekninen osaaminen;kliininen osaaminen;digitaaliset taidot;ajokortti silloin, kun se on tehtävän kannalta tarpeellinen;muu tehtävässä vaadittava osaaminen.Rekrytointitiedothakemuslomakkeet;ansioluettelot (CV);hakemuskirjeet;haastattelumuistiinpanot;arviointiasiakirjat;rekrytointiin liittyvä kirjeenvaihto;rekrytointipäätökset.Keräämme ja käsittelemme vain rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia tietoja.Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedotFinCare tunnistaa, että rekrytoinnissa tulee lähtökohtaisesti välttää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyä, ellei siihen ole selkeää oikeusperustetta ja toiminnallista tarvetta.Sovellettavan lainsäädännön sallimissa tilanteissa tällaisia tietoja voidaan käsitellä rajoitetusti esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:rekrytoinnin aikana tarvittavien kohtuullisten työjärjestelyjen toteuttamiseksi;työterveyttä koskevien tietojen käsittely ehdollisen työtarjouksen jälkeen;terveystiedot, jotka ovat tarpeen soveltuvuuden arvioimiseksi tiettyihin terveydenhuollon tehtäviin lain sallimissa tilanteissa;tiedot, jotka ovat tarpeen työterveys- ja työturvallisuusvelvoitteiden tai terveydenhuollon palvelujen tuottamista koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.Tällaisia tietoja käsittelevät vain valtuutetut henkilöt ja ainoastaan siinä laajuudessa kuin se on kyseisen tarkoituksen kannalta välttämätöntä.Henkilötietojen lähteetFinCare kerää rekrytointitiedot ensisijaisesti suoraan hakijoilta.Tarvittaessa tietoja voidaan saada myös muista lain sallimista lähteistä.Hakijan toimittamat tiedotHakija voi toimittaa tietoja esimerkiksi:FinCaren rekrytointilomakkeella;sähköpostitse lähetetyssä hakemuksessa;ansioluettelossa;hakemuskirjeessä;haastatteluissa;rekrytointikyselyissä;liiteasiakirjoissa;rekrytointiprosessin aikana käydyssä viestinnässä.Kolmansilta osapuolilta saadut tiedotTarvittaessa ja lain sallimissa tilanteissa tietoja voidaan saada myös:hakijan nimeämiltä suosittelijoilta;oppilaitoksilta tutkintojen varmentamiseksi hakijan suostumuksella tai valtuutuksella;ammatillisilta valvontaviranomaisilta, mukaan lukien Valvira tarvittaessa;FinCaren puolesta toimivilta rekrytointiyrityksiltä;julkisista rekistereistä silloin, kun tietojen käyttö on lain nojalla sallittua.Hakijalle ilmoitetaan tästä silloin, kun sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää.Miksi käsittelemme rekrytointitietojaRekrytointitietoja käsitellään, jotta FinCare voi rekrytoida tehtäviin soveltuvia, päteviä ja luotettavia henkilöitä.Käsittely voi sisältää esimerkiksi:hakemusten vastaanottamisen ja arvioinnin;soveltuvuuden arvioinnin;haastattelujen järjestämisen;yhteydenpidon hakijoihin;pätevyyksien varmentamisen;ammattioikeuksien tarkistamisen tarvittaessa;työskentelyoikeuden varmistamisen;tehtäväkohtaisen osaamisen arvioinnin;suosittelijoiden yhteydenoton hakijan tiedossa ollessa tarvittaessa;rekrytointipäätösten tekemisen;työtarjousten valmistelun;perehdytyksen tukemisen työtarjouksen hyväksymisen jälkeen;lakisääteisten ja viranomaisvelvoitteiden noudattamisen.Rekrytointitietoja ei käsitellä näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomiin tarkoituksiin.Käsittelyn oikeusperusteetFinCare käsittelee rekrytointitietoja vain silloin, kun käsittelylle on asianmukainen oikeusperuste.Tilanteesta riippuen oikeusperuste voi olla seuraava.Toimenpiteet ennen työsopimuksen tekemistäKäsittely, joka on tarpeen:hakemusten arvioimiseksi;yhteydenpidoksi hakijoihin;haastattelujen järjestämiseksi;rekrytointipäätösten tekemiseksi;työtarjousten valmistelemiseksi.Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminenKäsittely, joka on tarpeen seuraaviin velvoitteisiin liittyen:työlainsäädäntö;yhdenvertaisuus ja syrjimättömyys;verotus;sosiaaliturva;terveydenhuollon sääntely;työturvallisuus ja työterveys;ammattioikeuksiin liittyvät vaatimukset.Oikeutettu etuTarvittaessa FinCare voi käsitellä rekrytointitietoja oikeutetun etunsa perusteella esimerkiksi:rekrytointiprosessien kehittämiseksi;organisaation turvallisuuden suojaamiseksi;rekrytointipetosten ehkäisemiseksi;rekrytointia koskevien tietojen ylläpitämiseksi;oikeudellisten vaatimusten puolustamiseksi.Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, FinCare punnitsee tätä etua suhteessa hakijan oikeuksiin ja vapauksiin.SuostumusSuostumukseen voidaan tukeutua vain rajatuissa tilanteissa, kuten:hakemuksen säilyttäminen tulevia avoimia työpaikkoja varten;yhteydenotto tulevista työmahdollisuuksista;sellaisten vapaaehtoisten tietojen kerääminen, jotka eivät ole rekrytoinnin kannalta välttämättömiä.Hakija voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.Rekrytointiprosessin vaiheetHenkilötietoja voidaan käsitellä koko rekrytointiprosessin ajan.Vaihe 1 – HakemusHakemusten ja niiden liitteiden vastaanottaminen.Vaihe 2 – EsivalintaHakijoiden arviointi julkaistujen valintaperusteiden mukaisesti.Vaihe 3 – HaastatteluHaastattelut, tehtäväkohtaiset keskustelut sekä tarvittaessa käytännön tai osaamiseen perustuvat arvioinnit.Vaihe 4 – Tietojen varmentaminenTehtävästä riippuen voidaan tarkistaa:ammatilliset pätevyydet;Valviran rekisteröinti ja ammatinharjoittamisoikeus;henkilöllisyys;oikeus työskennellä Suomessa;suosittelijat;kielitaito tarvittaessa;muut lain sallimat ennen työsuhteen alkamista tehtävät tarkistukset.Vaihe 5 – Ehdollinen työtarjousTarvittaessa voidaan tehdä ehdollinen työtarjous, jonka edellytyksenä on kaikkien jäljellä olevien lainmukaisten ennakkovaatimusten täyttyminen.Vaihe 6 – Nimittäminen ja perehdytysKun työtarjous on hyväksytty ja kaikki vaaditut ennakkotarkistukset on suoritettu, asiaankuuluvat rekrytointitiedot voidaan siirtää työntekijän henkilöstörekisteriin sovellettavan lainsäädännön ja FinCaren työntekijöiden tietosuojaselosteen mukaisesti.Automaattinen päätöksentekoFinCare ei tee rekrytointipäätöksiä yksinomaan automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuen silloin, kun päätöksillä on hakijaa koskevia oikeudellisia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia.Rekrytointipäätökset tekee asianmukaisesti valtuutettu henkilöstö, joka arvioi muun muassa:tehtävän vaatimukset;hakijan pätevyyden;asiaankuuluvan työkokemuksen;osaamisen;haastattelusuoriutumisen;ammattioikeuden tarvittaessa;suosittelijoiden antamat tiedot silloin, kun niitä on hankittu;muut rekrytoinnin kannalta olennaiset tiedot.Kun rekrytoinnin hallinnassa käytetään digitaalisia työkaluja, ne tukevat henkilöstön päätöksentekoa eivätkä korvaa sitä.

Question 3

Osa 3 – Rekrytointitoiminta

Accepted Answer

TyöhakemuksetFinCare vastaanottaa työhakemuksia hyväksyttyjen rekrytointikanavien kautta, mukaan lukien FinCaren urasivusto, sähköposti, FinCaren puolesta toimivat rekrytointiyritykset sekä muut lainmukaiset rekrytointimenetelmät.Hakijoiden tulee toimittaa vain haettavan tehtävän kannalta olennaiset tiedot.FinCare pyytää vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeen:hakemuksen arvioimiseksi;yhteydenpitoa varten hakijan kanssa;tehtävään soveltuvuuden arvioimiseksi;lakisääteisten ja viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi.Hakijoita kehotetaan olemaan toimittamatta tarpeettomia henkilötietoja tai erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, ellei niitä erikseen pyydetä tai ne ole rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia.Ansioluettelo (CV) ja liiteasiakirjatHakijat voivat toimittaa esimerkiksi seuraavat asiakirjat:ansioluettelo (CV);hakemuskirje;kopiot tutkinto- ja koulutustodistuksista;ammatilliset todistukset;jatkuvaa ammatillista kehittymistä koskevat asiakirjat;kielitodistukset;muut tehtävän kannalta olennaiset asiakirjat.Toimitettuja asiakirjoja käytetään ainoastaan rekrytointitarkoituksiin, ellei hakijaa valita tehtävään, jolloin asiaankuuluvat tiedot voidaan siirtää työntekijän henkilöstörekisteriin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.Alkuperäiset asiakirjat voidaan tarkastaa rekrytointiprosessin aikana silloin, kun niiden oikeellisuuden varmentaminen on tarpeen.HaastattelutHaastattelujen tarkoituksena on mahdollistaa hakijoiden tasapuolinen, johdonmukainen ja objektiivinen arviointi.Haastattelujen aikana FinCare voi kirjata tietoja, jotka liittyvät:pätevyyksiin;työkokemukseen;osaamiseen;vuorovaikutustaitoihin;motivaatioon;tehtävän ymmärtämiseen;käytettävyyteen ja työn aloittamismahdollisuuksiin;soveltuvuuteen tehtävään.Haastattelumuistiinpanot rajoittuvat rekrytointipäätöksen kannalta olennaisiin tietoihin, ja niitä käsitellään luottamuksellisina rekrytointiasiakirjoina.Haastattelijoiden tulee välttää sellaisten tietojen kirjaamista, jotka eivät liity tehtävän vaatimuksiin.Osaamis- ja soveltuvuusarvioinnitTarvittaessa hakijaa voidaan pyytää osallistumaan arviointeihin, joiden tarkoituksena on arvioida tehtävän kannalta olennaista osaamista.Tehtävästä riippuen arvioinnit voivat sisältää:ammatillisen tietämyksen;kliinisen päättelykyvyn;käytännön taidot;viestintätaidot;digitaaliset taidot;kielitaidon;ongelmanratkaisukyvyn;asiakaspalvelutaidot.Arviointimenetelmät suunnitellaan oikeasuhtaisiksi, tehtävään liittyviksi ja yhdenvertaisen kohtelun periaatteen mukaisiksi.Arviointituloksia käytetään ainoastaan rekrytointitarkoituksiin, ja niitä säilytetään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.Ammattioikeuden varmentaminenTehtävissä, joissa Suomen lainsäädäntö edellyttää ammattioikeutta, FinCare varmistaa ennen työsuhteen alkamista, että hakijalla on tehtävän edellyttämä ammatinharjoittamisoikeus.Tarvittaessa tarkistukseen voi sisältyä:Valviran rekisteröinti;ammattinimike;ammatinharjoittamisoikeus;ammatinharjoittamisoikeuden laajuus;mahdolliset julkisesti saatavilla olevat ammatinharjoittamista koskevat rajoitukset.Tarkistus tehdään lakisääteisten velvoitteiden, potilasturvallisuuden sekä ammatillisten vaatimusten täyttämiseksi.Jos hakijalla ei vielä ole itsenäiseen ammatinharjoittamiseen oikeuttavaa lupaa, FinCare arvioi hakijan kelpoisuuden tehtävään sovellettavan lainsäädännön ja avoinna olevan tehtävän vaatimusten mukaisesti.Pätevyyksien varmentaminenFinCare voi varmentaa tehtävän kannalta olennaiset pätevyydet.Varmentaminen voi koskea esimerkiksi:akateemisia tutkintoja;ammatillisia tutkintoja;terveydenhuollon ammattikoulutusta;erikoispätevyyksiä tarvittaessa;jatkuvaa ammatillista kehittymistä;tehtävässä vaadittavia todistuksia.Hakijaa voidaan tarvittaessa pyytää esittämään alkuperäiset asiakirjat tai oikeaksi todistetut jäljennökset.Jos tutkinnot on suoritettu Suomen ulkopuolella, FinCare voi pyytää asiakirjoja, jotka ovat tarpeen tutkinnon soveltuvuuden sekä mahdollisten tunnustamis- tai laillistamisvaatimusten arvioimiseksi.TyöskentelyoikeusEnnen työsuhteen alkamista FinCare voi lain niin edellyttäessä varmistaa, että hakijalla on oikeus työskennellä Suomessa.Tarkistus voi sisältää:henkilöllisyyden osoittavat asiakirjat;selvityksen työnteko-oikeudesta;oleskelu- tai työluvat tarvittaessa;muut työlainsäädännön edellyttämät asiakirjat.Tätä tarkoitusta varten kerättyjä tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen edellyttää.SuosittelijatTarvittaessa FinCare voi pyytää hakijasta työhön liittyviä suositteluja.Suosittelijoihin otetaan yleensä yhteyttä vasta rekrytointiprosessin myöhemmissä vaiheissa ja tarvittaessa hakijan tiedossa.Suosittelut voivat sisältää tietoja esimerkiksi:aiemmista työtehtävistä;ammatillisesta suoriutumisesta;luotettavuudesta;yhteistyötaidoista;työssäolosta ja läsnäolosta tarvittaessa;soveltuvuudesta tehtävään.Suosittelut arvioidaan yhdessä muun rekrytointiaineiston kanssa, eikä niitä käytetä yksin rekrytointipäätöksen perusteena.Työterveyshuollon arvioinnitJos tehtävän luonne tai sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää, ehdollisen työtarjouksen saanut hakija voidaan ohjata työterveyshuollon arviointiin.Arvioinnin tarkoituksena on selvittää, kykeneekö hakija hoitamaan tehtävän olennaiset työtehtävät joko sellaisenaan tai kohtuullisten työjärjestelyjen avulla.FinCare saa ainoastaan työkyvyn arvioimiseksi välttämättömät tiedot eikä yleensä saa yksityiskohtaisia terveystietoja, ellei laki sitä edellytä tai hakija ole siihen nimenomaisesti oikeuttanut.Työterveyshuollon asiakirjoja säilyttää erillään työterveyshuollon palveluntuottaja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.Terveydenhuollon rekrytoinnin erityisvaatimuksetKoska FinCare tuottaa luvanvaraisia terveydenhuollon ja sosiaalihuollon palveluja, tiettyihin tehtäviin voidaan soveltaa lisävarmennuksia.Tehtävästä ja lainsäädännöstä riippuen nämä voivat sisältää:ammattioikeuden ja ammatinharjoittamisluvan varmistamisen;pätevyyksien tarkistamisen;turvallisen palvelujen tuottamisen edellyttämän kielitaidon arvioinnin;tehtävän kannalta pakollisten koulutusten varmistamisen;ammatillisen osaamisen arvioinnin tarvittaessa;tehtäväkohtaisen kliinisen tai hoitotyön osaamisen arvioinnin.Mahdolliset lisätarkistukset rajoitetaan niihin, jotka ovat lainmukaisia, tarpeellisia ja oikeasuhtaisia kyseiseen tehtävään nähden.RekrytointipäätöksetRekrytointipäätökset tehdään objektiivisten ja tehtävään liittyvien arviointiperusteiden pohjalta.Arvioinnissa voidaan ottaa huomioon:pätevyys;asiaankuuluva työkokemus;osaaminen;haastattelussa suoriutuminen;arviointitulokset;suosittelut silloin, kun niitä on hankittu;ammattioikeus tarvittaessa;laillinen oikeus työskennellä Suomessa.FinCare on sitoutunut edistämään yhdenvertaisia mahdollisuuksia eikä tee rekrytointipäätöksiä lainvastaisen syrjinnän perusteella.Hakijoille ilmoitetaan rekrytointiprosessin lopputuloksesta kohtuullisessa ajassa.Hakijat, joita ei valita tehtäväänJos hakijaa ei valita tehtävään, rekrytointitietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen:rekrytointiprosessin loppuun saattamiseksi;rekrytointiin liittyviin tiedusteluihin vastaamiseksi;lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi;oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tarvittaessa.Jos FinCare haluaa säilyttää hakijan tiedot tulevia rekrytointeja varten nykyisen rekrytointiprosessin jälkeen, se tapahtuu vain silloin, kun siihen on asianmukainen oikeusperuste, kuten hakijan suostumus.Valitut hakijat ja siirtyminen työsuhteeseenKun hakija hyväksyy työtarjouksen, asiaankuuluvat rekrytointitiedot voivat siirtyä osaksi työntekijän henkilöstörekisteriä.Vain työsuhteen kannalta tarpeelliset tiedot siirretään.Työsuhteen alkaessa henkilön henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan ensisijaisesti asiakirjaa  Työntekijöiden tietosuojaseloste sekä muita sovellettavia työsuhteeseen liittyviä toimintaperiaatteita.Rekrytointiasiakirjat, joita ei enää tarvita työsuhteen alkamisen jälkeen, säilytetään tai hävitetään turvallisesti FinCaren tiedonhallinta- ja säilytyskäytäntöjen mukaisesti.Rekrytointiasiakirjat ja dokumentointiFinCare ylläpitää rekrytointiasiakirjoja tukeakseen:läpinäkyvyyttä;oikeudenmukaisuutta;johdonmukaisuutta;viranomaisvaatimusten noudattamista;organisaation osoitusvelvollisuutta.Rekrytointiasiakirjoihin voi sisältyä esimerkiksi:työpaikkailmoitukset;hakemukset;haastatteluaikataulut;haastattelumuistiinpanot;arviointiasiakirjat;varmennusasiakirjat;kirjeenvaihto;työtarjouksiin liittyvät asiakirjat;rekrytointipäätökset.Pääsy rekrytointiasiakirjoihin on rajattu vain niille valtuutetuille henkilöille, joilla on siihen perusteltu työtehtäviin liittyvä tarve.

Question 4

Osa 4 – Rekrytointitietojen jakaminen

Accepted Answer

Rekrytointitietojen jakamisen periaatteetFinCare Terveyspalvelut käsittelee rekrytointitietoja luottamuksellisina.Rekrytointitietoja luovutetaan vain silloin, kun:luovuttamiselle on laillinen peruste;luovuttaminen on tarpeen rekrytointiprosessin toteuttamiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi;vastaanottajalla on oikeus saada tiedot;luovutetaan ainoastaan välttämättömät tiedot;käytössä ovat asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet.Rekrytointitietoja ei koskaan myydä, vuokrata tai luovuteta niihin liittymättömiin kaupallisiin tarkoituksiin.Sisäinen pääsy rekrytointitietoihinPääsy rekrytointitietoihin on rajoitettu henkilöstölle, joka tarvitsee tietoja rekrytointi- tai johtamisvastuidensa hoitamiseksi.Rekrytoitavasta tehtävästä riippuen valtuutettuja henkilöitä voivat olla:toimitusjohtaja;henkilöstöpäällikkö;rekrytoiva esihenkilö;lääkinnällinen johtaja kliinisten tehtävien osalta;vastaava sairaanhoitaja tai muu kliininen esihenkilö tarvittaessa;haastatteluryhmän jäsenet;rekrytointia tukevat valtuutetut hallinnolliset työntekijät;tiedonhallinnan henkilöstö silloin, kun se on tarpeen vaatimustenmukaisuuden tai selvitysten kannalta.Käyttöoikeudet myönnetään seuraavien periaatteiden mukaisesti:roolipohjainen käyttöoikeus;vähimmän oikeuden periaate;toiminnallinen välttämättömyys;luottamuksellisuusvelvoitteet.Rekrytointitoimistot ja rekrytointialustatKun FinCare käyttää ulkoisia rekrytointitoimistoja tai rekrytointialustoja, nämä organisaatiot voivat käsitellä rekrytointitietoja FinCaren puolesta.Niiden edellytetään:käsittelevän tietoja ainoastaan sovittuja rekrytointitarkoituksia varten;ylläpitävän asianmukaista luottamuksellisuutta;toteuttavan asianmukaiset tietoturvatoimenpiteet;noudattavan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä;toimivan FinCaren antamien sopimukseen perustuvien ohjeiden mukaisesti.FinCare vastaa edelleen siitä, että rekrytointitietoja käsitellään lainmukaisesti myös silloin, kun käsittelijänä toimii kolmas osapuoli.Työterveyshuollon palveluntarjoajatKun työterveyshuollon arviointi on tarpeen ehdollisen työtarjouksen jälkeen, rajattuja rekrytointitietoja voidaan luovuttaa FinCaren sopimuskumppanina toimivalle työterveyshuollon palveluntarjoajalle.Luovutettavat tiedot voivat sisältää:hakijan tunnistetiedot;yhteystiedot;haettu työtehtävä;arvioinnin järjestämiseksi tarvittavat tiedot.FinCare saa yleensä ainoastaan työterveyshuollon arvion hakijan työkyvystä sekä tarvittaessa suositukset työjärjestelyistä.Yksityiskohtaiset terveystiedot säilyvät työterveyshuollon palveluntarjoajan vastuulla, ellei niiden luovuttamista edellytetä tai sallita laissa.Ammattitoimintaa valvovat viranomaisetTehtävissä, joissa edellytetään ammatillista rekisteröintiä, FinCare voi tarkistaa tietoja asianomaiselta valvontaviranomaiselta.Tähän voi kuulua esimerkiksi:rekisteröinnin tarkistaminen Valvirasta;ammatinharjoittamisoikeuden vahvistaminen;suojatun ammattinimikkeen vahvistaminen;julkisesti saatavilla olevien ammattitoiminnan rajoituksia koskevien tietojen tarkistaminen.Tietoja käsitellään yksinomaan lakisääteisten ja viranomaisvaatimusten täyttämiseksi sekä potilas- ja asiakasturvallisuuden varmistamiseksi.Oppilaitokset ja tutkintojen varmentaminenTarvittaessa FinCare voi varmentaa koulutustiedot:yliopistoilta;ammattikorkeakouluilta;ammatillisen koulutuksen järjestäjiltä;ammatillista koulutusta tarjoavilta organisaatioilta;muilta tunnustetuilta tutkinnon myöntäjiltä.Varmennus rajoittuu tehtävän kannalta olennaisiin tietoihin ja voi sisältää:suoritetun tutkinnon;tutkinnon myöntämispäivän;opintoalan;todistusten aitouden tarkistamisen tarvittaessa.SuosittelijatKun suosittelijoita käytetään, FinCare voi jakaa heille rajattuja tietoja, kuten:vahvistuksen siitä, että hakija on hakenut tehtävää;haetun työtehtävän;hakijan aiempaan työhistoriaan tai ammatilliseen suoriutumiseen liittyviä kysymyksiä.FinCare pyytää vain sellaisia tietoja, jotka ovat merkityksellisiä arvioitaessa hakijan soveltuvuutta tehtävään.Suosittelijoilta saadut tiedot käsitellään luottamuksellisina rekrytointitietoina.ViranomaisetFinCare voi luovuttaa rekrytointitietoja toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun luovuttaminen perustuu lakiin tai on lain sallimaa.Esimerkkejä ovat:veroviranomaiset;maahanmuuttoviranomaiset;työsuojeluviranomaiset;tuomioistuimet;lainvalvontaviranomaiset;muut toimivaltaiset valvontaviranomaiset.Jokainen luovutus arvioidaan erikseen sen varmistamiseksi, että se on lainmukainen, tarpeellinen ja oikeasuhtainen.Rekrytointia tukevat palveluntarjoajatFinCare voi käyttää palveluntarjoajia rekrytointiin liittyvien toimintojen tukemiseksi.Esimerkkejä ovat palveluntarjoajat, jotka tarjoavat:suojattuja sähköpostipalveluja;verkkosivustojen ylläpitopalveluja;hakijanhallintajärjestelmiä;pilvitallennuspalveluja;henkilöllisyyden varmennuspalveluja tarvittaessa;IT-tukipalveluja;kyberturvallisuuspalveluja.Kun nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja FinCaren puolesta, sopimusjärjestelyissä edellytetään, että ne:käsittelevät tietoja ainoastaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti;toteuttavat asianmukaiset tietoturvatoimenpiteet;ylläpitävät luottamuksellisuutta;ilmoittavat FinCarelle asiaankuuluvista tietoturvapoikkeamista tarvittaessa;noudattavat sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.Rekrytointitietojen kansainväliset siirrotFinCare pyrkii varmistamaan, että rekrytointitietoja käsitellään Euroopan talousalueella (ETA) aina, kun se on kohtuudella mahdollista.Jos rekrytointitietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, siirrot tehdään vain silloin, kun:sovellettava lainsäädäntö sallii siirron; jaasianmukaiset suojatoimenpiteet on toteutettu.Suojatoimenpiteisiin voivat kuulua:Euroopan komission riittävyyspäätös;vakiosopimuslausekkeet (SCC);muu sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen laillinen siirtoperuste.FinCare arvioi kansainvälisiä tiedonsiirtoja osana tiedonhallintaprosessejaan.LuottamuksellisuusKaikkien FinCaren puolesta rekrytointitietoja käsittelevien henkilöiden on noudatettava luottamuksellisuutta.Tämä velvollisuus koskee:työntekijöitä;esihenkilöitä;haastatteluryhmän jäseniä;urakoitsijoita;määräaikaisia työntekijöitä;konsultteja;FinCaren puolesta toimivia rekrytointitoimistoja;rekrytointitietoja käsitteleviä palveluntarjoajia.Luottamuksellisuusvelvoitteet jatkuvat työsuhteen tai sopimussuhteen päättymisen jälkeen lain tai sopimuksen edellyttämällä tavalla.Tietojen luovutusten kirjaaminen ja vastuullisuusTarvittaessa FinCare ylläpitää kirjaa merkittävistä rekrytointitietojen luovutuksista.Kirjaukset voivat sisältää:vastaanottajan;luovutuksen tarkoituksen;luovutuspäivän;oikeusperustan tarvittaessa;luovutettujen tietojen kategoriat.Asianmukainen kirjaaminen tukee läpinäkyvyyttä, vastuullisuutta ja sovellettavan lainsäädännön noudattamista.Rekrytointitietoja koskeviin pyyntöihin vastaaminenKun kolmas osapuoli pyytää rekrytointitietoja, FinCare arvioi:pyynnön esittäjän henkilöllisyyden;pyynnön oikeudellisen perustan;edellyttääkö tai salliiko laki tietojen luovuttamisen;ovatko pyydetyt tiedot tarpeellisia ja oikeasuhtaisia.Jos luovuttamiselle ei ole laillista perustetta, FinCare kieltäytyy pyynnöstä tai rajoittaa tietojen luovuttamista tilanteen edellyttämällä tavalla.Tietojen jakamisen seuranta ja arviointiFinCare arvioi säännöllisesti rekrytointitietojen jakamiskäytäntöjä varmistaakseen, että ne ovat edelleen:lainmukaisia;turvallisia;oikeasuhtaisia;organisaation toimintaperiaatteiden mukaisia;lainsäädännön ja viranomaisvaatimusten mukaisia.Arvioinneissa voidaan ottaa huomioon:auditointien havainnot;valitukset;poikkeamat;lainsäädännön muutokset;organisaation kehittämistoimenpiteet;rekrytointitoiminnasta saadut kokemukset.Suhde muihin hallintoasiakirjoihinTässä rekrytoinnin tietosuojailmoituksessa määritellään rekrytointitietojen jakamista koskevat periaatteet.Yksityiskohtaiset toiminnalliset vaatimukset, jotka liittyvät:tietoturvaan;toimittajien hallintaan;luottamuksellisuuteen;käyttöoikeuksien hallintaan;asiakirjahallintaan;poikkeamien ilmoittamiseen;asiakirjojen hallintaan;tiedonhallintaan,on määritelty FinCaren hallintajärjestelmässä sekä siihen liittyvissä toimintaperiaatteissa, menettelyissä ja standardeissa.

Question 5

Osa 5 – Tietoturva, tietojen säilyttäminen ja turvallinen hävittäminen

Accepted Answer

46. TietoturvaFinCare Terveyspalvelut on sitoutunut suojaamaan rekrytointitietoja luvattomalta käytöltä, tahattomalta häviämiseltä, muuttamiselta, tuhoutumiselta ja luovuttamiselta.Rekrytointitietojen suojaamiseksi koko rekrytointiprosessin ajan toteutetaan asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä tietoturvatoimenpiteitä.Tietoturvatoimenpiteet ovat oikeassa suhteessa:tietojen arkaluonteisuuteen;käsittelyyn liittyviin riskeihin;sovellettavan lainsäädännön vaatimuksiin;organisaation toiminnallisiin tarpeisiin.Rekrytointitiedot ovat osa FinCaren laajempaa tiedonhallinnan viitekehystä.47. LuottamuksellisuusRekrytointitiedot ovat luottamuksellisia.Kaikkien rekrytointiin osallistuvien henkilöiden on:säilytettävä rekrytointitietojen luottamuksellisuus;käytettävä rekrytointitietoja ainoastaan hyväksyttyihin rekrytointitarkoituksiin;käsiteltävä vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeen heidän työtehtäviensä hoitamiseksi;suojattava rekrytointiasiakirjat luvattomalta luovuttamiselta;noudatettava sovellettavaa lainsäädäntöä sekä organisaation toimintaperiaatteita.Salassapitovelvollisuus jatkuu rekrytointiprosessin päättymisen sekä työ- tai sopimussuhteen päättymisen jälkeen silloin, kun laki tai sopimus sitä edellyttää.48. Käyttöoikeuksien hallintaPääsy rekrytointitietoihin on rajattu valtuutetulle henkilöstölle, jolla on työtehtäviinsä perustuva oikeutettu tarve käsitellä tietoja.Käyttöoikeudet myönnetään seuraavien periaatteiden mukaisesti:roolipohjaiset käyttöoikeudet;vähimpien käyttöoikeuksien periaate;toiminnallinen välttämättömyys;salassapitovelvollisuus.Käyttöoikeudet:hyväksytään ennen niiden käyttöönottoa;tarkistetaan säännöllisesti;päivitetään työtehtävien muuttuessa;poistetaan, kun niitä ei enää tarvita.Luvaton pääsy rekrytointitietoihin tai sen yrittäminen on kielletty.49. Turvallinen säilyttäminenRekrytointitietoja säilytetään turvallisilla menetelmillä niiden tallennusmuodon mukaisesti.Tallennusmuodosta riippuen suojaustoimenpiteisiin voivat kuulua:turvalliset sähköiset tietojärjestelmät;hallitut käyttöoikeudet;salatut tietoliikenneyhteydet tarvittaessa;turvalliset pilvipalvelut;lukitut säilytystilat paperiasiakirjoille;turvalliset varmuuskopiointijärjestelyt tarvittaessa.Rekrytointitietoja ei saa säilyttää luvattomilla henkilökohtaisilla laitteilla eikä sijainneissa, joita ei ole hyväksytty organisaation käyttöön.50. Rekrytointitietojen säilyttäminenFinCare säilyttää rekrytointitietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen:rekrytointiprosessin loppuunsaattamiseksi;sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi;rekrytointiin liittyviin tiedusteluihin vastaamiseksi;oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;organisaation osoitusvelvollisuuden tukemiseksi.Säilytysajat määräytyvät seuraavien perusteella:sovellettava lainsäädäntö;organisaation säilytysaikataulut;toiminnalliset tarpeet;viranomaisvaatimukset.Jos lainsäädäntö määrittää vähimmäis- tai enimmäissäilytysajat, niitä noudatetaan ensisijaisesti.51. Valitun hakijan tietojen säilyttäminenKun hakija ottaa vastaan työpaikan FinCaressa, tarvittavat rekrytointitiedot voidaan siirtää osaksi työntekijän henkilöstöasiakirjoja.Näitä voivat olla esimerkiksi:työhakemus;ansioluettelo;varmennetut tutkinto- ja pätevyystiedot;selvitys ammatillisesta rekisteröinnistä tarvittaessa;työtarjoukseen liittyvät asiakirjat;työsopimus;muut työsuhteen perustamiseksi tarvittavat asiakirjat.Henkilöstöasiakirjoihin siirrettyihin tietoihin sovelletaan työntekijöiden tietosuojaselostetta sekä FinCaren henkilöstöasiakirjojen hallintamenettelyjä.Rekrytointiasiakirjat, joita ei enää tarvita työsuhteen alkamisen jälkeen, hävitetään turvallisesti tai säilytetään vain silloin, kun siihen on lainmukainen peruste.52. Valitsematta jääneiden hakijoiden tietojen säilyttäminenJos hakijaa ei valita tehtävään, rekrytointitietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen:rekrytointiprosessin loppuunsaattamiseksi;kohtuullisiin tiedusteluihin vastaamiseksi;sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi;rekrytointiin liittyvien muistutusten, kanteluiden tai oikeudellisten vaatimusten käsittelemiseksi.Jos FinCare haluaa säilyttää tietoja tulevia rekrytointimahdollisuuksia varten alkuperäisen rekrytointiprosessin jälkeen, se tehdään ainoastaan silloin, kun käsittelylle on asianmukainen lainmukainen peruste, kuten hakijan antama suostumus.53. Palveluntarjoajien käsittelemät rekrytointitiedotKun rekrytointitietoja käsittelevät FinCaren puolesta kolmannen osapuolen palveluntarjoajat, sopimusjärjestelyillä varmistetaan, että palveluntarjoajat:säilyttävät tietoja vain hyväksyttyihin tarkoituksiin;toteuttavat asianmukaiset tietoturvatoimenpiteet;palauttavat tai hävittävät rekrytointitiedot turvallisesti palvelun päättyessä, ellei lainsäädäntö edellytä niiden säilyttämistä;ilmoittavat FinCarelle merkittävistä tietoturvapoikkeamista silloin, kun sopimus sitä edellyttää.FinCare valvoo asianmukaisesti rekrytointitietoja käsittelevien palveluntarjoajien toimintaa.54. Turvallinen hävittäminenKun rekrytointitietoja ei enää tarvita eikä niiden säilyttämiseen ole lakisääteistä velvollisuutta, FinCare huolehtii niiden turvallisesta hävittämisestä.Turvallisia hävittämismenetelmiä voivat olla esimerkiksi:tietojen turvallinen poistaminen sähköisistä järjestelmistä;paperiasiakirjojen turvallinen tuhoaminen;valtuutettujen palveluntarjoajien toteuttama varmennettu hävittäminen tarvittaessa;sellaiset hävittämismenetelmät, jotka estävät henkilötietojen palauttamisen tai uudelleen muodostamisen.Käytettävän hävittämismenetelmän tulee vastata tietojen arkaluonteisuutta.55. Säilyttämisen keskeyttäminen oikeudellisista syistäRekrytointitietojen tavanomainen hävittäminen voidaan keskeyttää, jos tiedot liittyvät:oikeudenkäynteihin;työoikeudellisiin riitoihin;viranomaistutkintoihin;muistutuksiin tai kanteluihin;lainvalvontaviranomaisten tietopyyntöihin;vakuutusasioihin.Tällaisissa tilanteissa rekrytointitiedot säilytetään siihen asti, kunnes niiden normaalia säilyttämistä ja hävittämistä voidaan lainmukaisesti jatkaa.56. Tietoturvapoikkeamat ja henkilötietojen tietoturvaloukkauksetKaikista toteutuneista tai epäillyistä rekrytointitietoihin liittyvistä tietoturvapoikkeamista on ilmoitettava viipymättä FinCaren tietoturva- ja poikkeamien hallintamenettelyjen mukaisesti.Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat:luvaton pääsy tietoihin;tahaton tietojen luovuttaminen;rekrytointiasiakirjojen katoaminen;rekrytointitietoja sisältävien laitteiden varkaus;tietojenkalasteluhyökkäykset;virheelliseen vastaanottajaan lähetetyt sähköpostit;kyberturvallisuuspoikkeamat.Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus tapahtuu, FinCare arvioi tilanteen ja ilmoittaa siitä tarvittaessa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä niille rekisteröidyille, joita asia koskee, sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.57. Seuranta ja jatkuva parantaminenFinCare arvioi säännöllisesti rekrytointitietojen tietoturvaa, säilyttämistä ja hävittämistä varmistaakseen, että käytännöt ovat edelleen:lainmukaisia;tehokkaita;oikeasuhtaisia;turvallisia;voimassa olevan lainsäädännön mukaisia;organisaation hallintamallin mukaisia.Arvioinneissa voidaan ottaa huomioon:auditointien havainnot;tietoturvapoikkeamat;muistutukset ja kantelut;lainsäädännön muutokset;teknologian kehitys;rekrytointitoiminnasta saadut kokemukset.Kun kehittämistarpeita havaitaan, FinCare toteuttaa asianmukaiset korjaavat tai ennaltaehkäisevät toimenpiteet.58. Suhde muihin hallintoasiakirjoihinTässä rekrytoinnin tietosuojaselosteessa määritellään FinCaren periaatteet rekrytointitietojen suojaamiseksi niiden koko elinkaaren ajan.Yksityiskohtaiset toiminnalliset vaatimukset, jotka koskevat:tietoturvaa;käyttöoikeuksien hallintaa;asiakirjahallintaa;tiedonhallintaa;säilytysaikatauluja;poikkeamien hallintaa;palveluntarjoajien hallintaa;toiminnan jatkuvuuden hallintaa;tiedonhallintaa;ylläpidetään FinCaren hallintajärjestelmässä, mukaan lukien  Terveydenhuollon ja sosiaalihuollon tietojärjestelmien hallintajärjestelmä, sekä siihen liittyvissä toimintaperiaatteissa ja menettelyissä.

Question 6

Osa 6 – Hakijan oikeudet, hallinto ja loppumääräykset

Accepted Answer

Sitoutuminen hakijoiden oikeuksiinFinCare Terveyspalvelut kunnioittaa kaikkien hakijoiden oikeuksia heidän henkilötietoihinsa liittyen ja sitoutuu käsittelemään rekrytointitietoja oikeudenmukaisesti, läpinäkyvästi ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.Hakijat voivat käyttää rekrytointitietoihinsa liittyviä oikeuksiaan sovellettavan lainsäädännön asettamissa rajoissa.FinCare pyrkii vastaamaan pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja sovellettavan lainsäädännön edellyttämissä määräajoissa.Oikeus saada tietoaHakijoilla on oikeus saada selkeää tietoa siitä:mitä henkilötietoja FinCare kerää;miksi tietoja kerätään;miten tietoja käytetään;kenelle tietoja voidaan luovuttaa;kuinka kauan tietoja säilytetään;mitä oikeuksia hakijoilla on.Tämä rekrytoinnin tietosuojaseloste täyttää osan tästä läpinäkyvyysvelvoitteesta, ja sitä tulee lukea yhdessä FinCaren muiden soveltuvien tietosuojadokumenttien kanssa.Oikeus saada pääsy tietoihinHakijat voivat pyytää vahvistusta siitä, käsitteleekö FinCare heidän henkilötietojaan, ja tarvittaessa pyytää pääsyä näihin tietoihin.Sovellettavan lainsäädännön mukaisesti hakijat voivat pyytää pääsyä esimerkiksi:hakemustietoihin;heitä koskeviin haastattelumuistiinpanoihin;kirjeenvaihtoon;tarkistuksia koskeviin tietoihin silloin, kun niiden luovuttaminen on sallittua;muihin FinCaren hallussa oleviin rekrytointitietoihin.Ennen tietojen luovuttamista FinCare voi varmistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyyden.Oikeus tietojen oikaisemiseenHakijat voivat pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista.Tarvittaessa FinCare:arvioi pyynnön;korjaa tosiasialliset virheet;täydentää puutteelliset tiedot;dokumentoi tehdyt korjaukset tarvittaessa.Ammatillisia arvioita, haastatteluarviointeja tai rekrytointipäätöksiä ei yleensä muuteta pelkästään sen vuoksi, että hakija on niistä eri mieltä. Tarvittaessa tietoihin voidaan kuitenkin lisätä hakijan huomautuksia tai täsmennyksiä.Oikeus tietojen poistamiseenHakijat voivat pyytää henkilötietojensa poistamista niissä tilanteissa, joissa sovellettava lainsäädäntö sen sallii.FinCare ei välttämättä voi poistaa tietoja, jos niiden säilyttäminen on tarpeen:lainsäädännön perusteella;oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;viranomaisvaatimusten täyttämiseksi;työoikeudellisen lainsäädännön noudattamiseksi;tietosuojalainsäädännön noudattamiseksi.Jos tietoja ei voida poistaa, FinCare ilmoittaa syyt siihen lain sallimissa rajoissa.Oikeus käsittelyn rajoittamiseenHakijat voivat pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista silloin, kun siihen on oikeus sovellettavan lainsäädännön perusteella.Kun käsittelyä on rajoitettu, FinCare käsittelee tietoja vain silloin, kun se on:lain mukaan sallittua;tarpeen oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;tarpeen toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi;muutoin lain sallimaa.Jokainen pyyntö arvioidaan tapauskohtaisesti.Oikeus vastustaa käsittelyäKun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, hakijat voivat vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.FinCare arvioi:käsittelyn oikeusperusteen;hakijan oikeudet ja edut;käsittelyn tarpeellisuuden;mahdolliset pakottavat oikeutetut perusteet.Jos käsittely perustuu lakiin, oikeutta vastustaa käsittelyä voidaan rajoittaa.Oikeus peruuttaa suostumusJos FinCare käsittelee henkilötietoja suostumuksen perusteella, hakija voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat:hakemuksen säilyttäminen tulevia työpaikkoja varten;osallistuminen rekrytoinnin osaajapankkiin;rekrytointiin liittyvien tiedotteiden vastaanottaminen.Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Oikeus tehdä valitusHakijoita kehotetaan ensisijaisesti ottamaan yhteyttä FinCareen, jos heillä on huolenaiheita henkilötietojensa käsittelystä.Valitukset:vastaanotetaan;arvioidaan;tutkitaan tarvittaessa;käsitellään ja niihin vastataan kohtuullisessa ajassa;hyödynnetään rekrytointikäytäntöjen jatkuvassa kehittämisessä.Hakijoilla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos he katsovat, että heidän henkilötietojaan on käsitelty lainvastaisesti.Koulutus ja tietoisuuden lisääminenRekrytointiin osallistuva henkilöstö saa tehtäviensä edellyttämää koulutusta.Koulutus voi sisältää:tietosuojaperiaatteet;luottamuksellisuuden;oikeudenmukaiset rekrytointikäytännöt;yhdenvertaisen kohtelun;tietoturvan;rekrytointitietojen turvallisen käsittelyn;poikkeamien tunnistamisen ja ilmoittamisen.Koulutusta arvioidaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa.Seuranta ja vaatimustenmukaisuusFinCare seuraa tämän rekrytoinnin tietosuojaselosteen noudattamista hallintajärjestelmänsä mukaisesti.Seurantatoimiin voivat kuulua:sisäiset auditoinnit;johdon katselmukset;rekrytointiprosessien arvioinnit;valitusten analysointi;poikkeamien arviointi;vaatimustenmukaisuuden seuranta;korjaavat ja ennaltaehkäisevät toimenpiteet.Seuranta tukee jatkuvaa parantamista ja auttaa varmistamaan, että rekrytointikäytännöt pysyvät lainmukaisina, oikeudenmukaisina ja läpinäkyvinä.Toimintaperiaatteen tarkistaminenTämä rekrytoinnin tietosuojaseloste tarkistetaan:vähintään kerran vuodessa;merkittävien lainsäädäntömuutosten jälkeen;rekrytointiprosessien muuttuessa;rekrytointiin vaikuttavien organisaatiomuutosten jälkeen;merkittävien auditointihavaintojen jälkeen;merkittävien tietoturvapoikkeamien jälkeen;aina, kun kehittämistarpeita tunnistetaan.Tarvittaessa tarkistus voidaan tehdä myös tätä aikaisemmin.Asiakirjan hallintaTämä rekrytoinnin tietosuojaseloste on FinCaren hallintajärjestelmän mukainen hallittu asiakirja.Asiakirjan hallintaan kuuluu:versionhallinta;hyväksyntä;määräaikaistarkistukset;hallittu julkaiseminen;vanhentuneiden versioiden poistaminen käytöstä;muutoshistorian ylläpitäminen.Ainoastaan voimassa oleva hyväksytty versio on virallinen asiakirja.YhteystiedotTätä rekrytoinnin tietosuojaselostetta tai rekrytointitietojen käsittelyä koskevat kysymykset voi osoittaa seuraaviin yhteystietoihin:FinCare OyToiminimi: FinCare TerveyspalvelutY-tunnus: 3491002-9PäätoimipaikkaOlavinkatu 437140 NokiaSuomiVerkkosivusto:www.fincare.fiYleiset tiedustelut:asiakaspalvelut@fincare.fiPuhelin:+358 34 109 0088TietosuojavastaavaAbidemi OgunbayoTietosuojavastaavaSähköposti:tietosuoja@fincare.fiValvontaviranomainenHakijoilla, jotka katsovat, että heidän henkilötietojaan ei ole käsitelty sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.Hakijoita kehotetaan kuitenkin ensisijaisesti ottamaan yhteyttä FinCareen, sillä monet asiat voidaan ratkaista nopeasti keskustelun ja asian selvittämisen avulla.Toimintaperiaatteen hyväksyminen ja toimivaltaTämän rekrytoinnin tietosuojaselosteen on hyväksynyt FinCare Oy:n toimitusjohtaja, ja se on osa FinCaren hallintajärjestelmää.Tämän selosteen noudattaminen on pakollista kaikille työntekijöille, esihenkilöille, toimeksisaajille, konsulteille, määräaikaisille työntekijöille ja muille valtuutetuille henkilöille, jotka osallistuvat rekrytointiin FinCaren puolesta.Tämän selosteen noudattamatta jättäminen voi johtaa korjaaviin toimenpiteisiin, kurinpidollisiin seuraamuksiin, sopimusoikeudellisiin seuraamuksiin tai muihin asianmukaisiin toimenpiteisiin sovellettavan lainsäädännön ja organisaation menettelyjen mukaisesti.

Osa 1 – Yleiset määräykset

Osa 2 – Rekrytointitietojen käsittely

Osa 3 – Rekrytointitoiminta

Osa 4 – Rekrytointitietojen jakaminen

Osa 5 – Tietoturva, tietojen säilyttäminen ja turvallinen hävittäminen

Osa 6 – Hakijan oikeudet, hallinto ja loppumääräykset

Yhteystiedot
FinCare Terveyspalvelut
Sellukatu 5 C 7
33400 Tampere, Finland

Ota yhteyttä
Puh: 03 4109 0088
terveyspalvelut@fincare.fi
asiakaspalvelut@fincare.fi

Osa 1 – Yleiset määräykset

Osa 2 – Rekrytointitietojen käsittely

Osa 3 – Rekrytointitoiminta

Osa 4 – Rekrytointitietojen jakaminen

Osa 5 – Tietoturva, tietojen säilyttäminen ja turvallinen hävittäminen

Osa 6 – Hakijan oikeudet, hallinto ja loppumääräykset

Yhteystiedot FinCare Terveyspalvelut Sellukatu 5 C 7 33400 Tampere, Finland

Ota yhteyttä Puh: 03 4109 0088 terveyspalvelut@fincare.fi asiakaspalvelut@fincare.fi

Yhteystiedot
FinCare Terveyspalvelut
Sellukatu 5 C 7
33400 Tampere, Finland

Ota yhteyttä
Puh: 03 4109 0088
terveyspalvelut@fincare.fi
asiakaspalvelut@fincare.fi